Archivierungskonzept

Einleitung:

Aufgrund des großen Datenaufkommens in den Belegdatenbanken entstehen Leistungsengpässe, die sich auf der Anwenderseite in einer massiv verminderten Systemleistung(Performance) und auf der Administrationsseite in einem erhöhten Ressourcenaufwand niederschlägt. Des Weiteren laufen Backup- und Restoreprozesse immer länger. Die Schnittstellenlaufzeiten verlängern sich von Tag zu Tag. Diese Probleme lassen sich über die Archivierung der Daten nach dem Verweildauer entschärfen bzw. beheben.

Einzige von SAP unterstützte Methode für konsistente, sichere und verlustfreie Auslagerung von Daten aus den SAP Anwendungen ist die SAP-Datenarchivierung. Das Werkzeug bietet Verfahren für revisionssicheres Verwalten und Einbinden der archivierten Daten an das laufende System.

Archivierte Daten lassen sich über die Standard SAP Mitteln jederzeit auswerten. Eine Bearbeitung der archivierten Daten ist jedoch nicht möglich. Offene Posten werden nicht archiviert. Eine Besonderheit stellt hier Aktivierungsvorgang des Investitionsmanagement dar.  Da bei dem Aktivierungslauf Einzelpostenverfahren eingesetzt wird, ist bei der Festlegung der Residenzzeiten darauf zu achten, dass die Einzelposten, die aktiviert werden sollen, nicht archiviert werden.

Grundsätzlich sind mehrere Szenarien für die Archivierung möglich, die sich nach der Ablage der Daten und Möglichkeiten des Zuganges aus dem operativen System unterscheiden.

Die erste Möglichkeit ist der Einsatz des nativen Archivierungssystems der SAP AG. Die Möglichkeiten des SAP-Archivierungssystem erfüllt die Standardanforderungen was die Ablage der archivierten Daten und Zugriff auf diese Daten betrifft. SAP bietet eine Reihe von Möglichkeiten um die archivierten Daten auszuwerten, auf die in den nächsten Kapiteln eingehen werden.

Daneben bieten Firmen wie PBS Software zusätzliche AddOns an, die erweiterte Möglichkeiten für die Ablage der Archive und Zugriff auf die archivierten Daten ermöglichen. Es ist z.B. mit den Standardmitteln des SAP Archivierungssystems nicht möglich die Buchhaltungsbelege mit der Transaktion FB03 (Anzeige Buchhaltungsbelege) anzuzeigen. PBS Software verlinkt die archivierten Belege so mit dem Applikationsserver, so dass auch archivierten Belege mit der Anzeigetransaktion für Buchhaltungsbelege angezeigt werden können.

Die Anschaffungskosten und die Einführung dieses AddOns erfordert eine nicht unerhebliche Investition dar, die sich nicht mit zusätzlichen Nutzen rechtfertige lässt.

Damit empfehlen wir den Einsatz des Standard Archivierungssystems von SAP, da diese den Anforderungen genügt.


Die Zentrale Transaktion für die Customizing, Durchführung der Archivierung und Verwaltung bzw. Informationssystem ist SARA.

SARA

Durchführung der Archivierung an sich erfolgt in einem 4-Phasen Verfahren.

1.Phase: Schreiben der zu archivierenden Daten in das Dateisystem.

2.Phase: Überprüfung der Löschbarkeit der Daten in einem Testlauf.

3.Phase: Löschen der Daten aus dem aktuellen Bestand.

4.Phase: Zurückladen der archivierten Daten im Bedarfsfall.

Das SAP-Archivierungssystem berücksichtigt über Stammdaten (z.B. Sachkonten, Kreditoren, Anlagen etc.), Einzelposten (FI-Belege, NewGL-Belege, CO-PA-Einzelposten, Kostenstelleneinzelposten) bis hin zu digitale Dokumente, die über „Business Document Server“ an die Stammdaten und Belege angebunden werden.


Archivierungsobjekte und Tabellen:

Folgende Archivierungsobjekte und Tabellen sind für BKB und BC relevant:

Archivierungsobjekt Tabelle Bezeichnung
FI_DOCUMENT BKPF Buchhaltungsbelege Belegkopf
FI_DOCUMENT BSEG Buchhaltungsbelege Belegsegment
FI_DOCUMENT FAGLFLEXA NewGL Einzelposten
FI_TF_GL FAGLFLEXT Sachkontensummen
CO_ITEM COBK Controlling Einzelposten Belegkopf
CO_ITEM COEP Controlling Einzelposten Belegposition
CO_TOTAL COSS Controlling Summen Sekundärkosten
CO_TOTAL COSP Controlling Summen Primärkosten
COPAA_1000 CE11000 CO-PA Einzelposten BKB
COPAA_2000 CE12000 CO-PA Einzelposten BC
COPAB_1000 CE31000 CO-PA Summentabelle BKB
COPAB_2000 CE32000 CO-PA Summentabelle BC
COPAC_1000 CE41000 CO-PA Ergebnisobjekte BKB
COPAC_2000 CE42000 CO-PA Ergebnisobjekte BC

Istzustand der Anzahl der Datensätze in den Tabellen und Prognose bis zum 31.12.2011

Anhand wichtigster Tabellen lässt sich der Wachstum der Daten wie folgt prognostizieren:

Modul Tabelle Bezeichnung Anzahl Sätze Ist Anzahl Sätze prognostiziert zum 31.12.2011
FI BKPF Belegkopf der Buchhaltungsbelege 115.000 350.000
FI BSEG Belegposition der Buchhaltungsbelege 33.000.000 90.000.000
NewGL FAGLFLEXA Ledgereinzelposten 33.000.000 90.000.000
CO COSP Kostenartensummen

Primärkosten

40.000 120.000
CO COSS Kostenartensummen

Sekundärkosten

17.000 60.000
CO COEP Controlling Einzelposten 22.000.000 55.000.000
CO-PA CE11000 CO-PA Einzelposten BKB 23.000.000 40.000.000
CO-PA CE12000 CO-PA Einzelposten BC 5.000.000 20.000.000
CO-PA CE31000 CO-PA Summen BKB 9.000.000 16.000.000
CO-PA CE32000 CO-PA Summen BC 3.000.000 12.000.000
CO-PA CE41000 CO-PA Objekte BKB 2.500.000 5.000.000
CO-PA CE42000 CO-PA Objekte BC 1.500.000 6.000.000

Residenzzeiten der Daten:

Residenzzeiten der Belege können nur in Abhängigkeit von dem Archivobjekt festgelegt werden. Da die meisten Daten für die Reporting sowohl im DWH als auch im AVQ weiterhin resident gehalten werden, ist es denkbar eine Residenzzeit von 6 Monaten festzulegen und die Archivierung erst nach dem Jahresabschlusstätigkeiten gegen Mitte des Jahres durchzuführen. Damit werden alle Einzelposten des Vorjahres archiviert. Besonders zu behandeln sind hier die Einzelposten der Investitionsaufträge, die im Rahmen der Aktivierung noch zu resident sein müssen.

Im Einzelnen lassen sich die Residenzzeiten wie folgt customizen:

Archivierungsobjekt FI_DOCUMENT:

  • Festlegung der Residenzzeit pro Buchungskreis, Kontoart und Sachkontenrange
  • Festlegung der Residenzzeit pro Buchungskreis und Belegart.

Archivierungsobjekt CO_ITEM:

  • Festlegung der Residenzzeit pro Kostenrechnungskreis und Objektart (Kostenstelle oder Innenauftrag)

Archivierungsobjekt CO_ITEM:

  • Eingabe der zu archivierenden Perioden bei der Selektionsvariante des Archivlaufes.

Zugriffsmöglichkeiten auf die archivierten Daten:

Nach der Archivierung ist es möglich dennoch auf die Daten zuzugreifen. Im Grunde kann jede Archivdatei gelesen und ausgewertet werden.   SAP stellt eine breite Palette von Möglichkeiten zur Verfügung. Die Möglichkeiten sind Abhängig von der Anwendung und Archivierungsobjekt, auf die im Einzelnen eingegangen wird.

Zugriffsmöglichkeiten allgemein:

Grundsätzlich ist es möglich über das Archivinformationssystem direkt auf die archivierten Dateien zuzugreifen. Die archivierten Daten können angezeigt und weiterverarbeitet werden. Archivinformationssystem lässt sich über die Transaktion SARJ starten. Der zentrale Begriff des Archivinformationssystems ist die Archivinformationsstruktur. SAP liefert bereits im Standard eine Vielzahl von Archivinformationsstrukturen, und falls das nicht ausreichen sollten, kann mit wenigen Griffen eine eigene Archivinformationsstruktur eingerichtet werden.

Eine weitere Möglichkeit um auf die Daten zuzugreifen ist das zurückladen. Die archivierten Daten lassen sich mit Standardmitteln aus dem Archiv zurück laden. Damit wird der Datenstand vor der Archivierung wieder hergestellt. Allerdings ist das kein Mittel, das beliebig oft wiederholt werden kann, sondern ein Werkzeug, den man nur in besonderen Fällen einsetzen sollte, da das zurückladen mit gewissen Risiken behaftet ist. Je weiter das zurückladen von der Archivierung liegt, desto riskanter ist das zurückladen. Ein Beispiel: Wenn die Belegnummer des archivierten Beleges schon vergeben wurde, entsteht eine Nummernkollision zwischen dem neuen Beleg und dem Beleg, der zurückgeladen wird.

Darüber hinaus lassen sich die archivierten Daten auch mit den Standardreports auswerten. Die Auswertung erfolgt entweder mit den speziell für das lesen des Archivs entwickelten Reports (z.B. RKCOITS4 zum Lesen der CO-Einzelposten) oder mit den Standardreports, bei denen man die das Archiv als Datenquelle auswählen kann (RFBELJ00 – Belegkompaktjournal). Folgende Auswertungsmöglichkeiten können genutzt werden:

Finanzbuchhaltung:

    • Sachkonten Einzelpostenliste (NewGL Tabellen)
    • Beleg-Kompaktjournal
    • Einzelpostenjournal
    • Kreditoren Einzelpostenliste
    • Debitoren Einzelpostenliste
  • Sachkonten Einzelpostenliste

Controlling:

  • Kostenstelleneinzelposten
  • Einzelposten der Innenaufträge
  • Kostenstellen Summenberichte
  • Innenauftragssummenberichte
  • Einzelpostenberichte aus CO-PA

Sollten diese Möglichkeiten nicht ausreichen, so können die Daten auch per Eigenentwicklung mit ABAP die Archivdateien gelesen und ausgewertet werden.


Zugriffsmöglichkeit für Anwender:

Das Zurückladen der Daten kann nur von dem Systemadministrator durchgeführt werden und die Daten stehen dann im Operativen System allen Anwender zur Verfügung.

Das Archivinformationssystem ist eher für Key-User gedacht, da die Bedienung spezielle Kenntnisse der Archivierung voraussetzt. Aus diesem Grund kann das Archivinformationssystem nicht für die Masse der Anwender freigegeben werden.

Die Standardreports, bei denen Datenquelle (Datenbank oder Archiv) als Selektionskriterium angegeben werden kann, ist für alle Anwender gedacht. Mit wenigen Einstellungen können in den Auswertungen auch die archivierten Daten ausgewertet werden, wie z.B. CO-PA Einzelpostenbericht, bei dem über Zusätze->Datenquelle angegeben werden kann, aus welche Quelle die Daten ausgewertet werden soll.

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